Que vous traduisiez des IFU, des dossiers réglementaires ou du contenu numérique, votre partenaire de traduction ne peut être aussi efficace que le brief qu’il reçoit. Pourtant, de nombreuses entreprises, en particulier celles qui débutent dans la traduction médicale, sous-estiment cette étape essentielle. 

Un brief bien conçu ne fait pas que simplifier le processus : il garantit aussi la précision, la conformité et le respect des délais, surtout pour les projets à grande échelle ou à haut risque. 

Voici comment faire en sorte que votre brief prépare votre prestataire de traduction (et votre projet) à la réussite. 

1. Définissez le contexte et l’objectif du contenu 

Une entreprise de traduction doit comprendre bien plus que les mots. Elle doit savoir pourquoi elle traduit le contenu et pour qui. 

Points clés à inclure : 

  • Type de document (IFU, protocole d’essai clinique, support marketing, formulaire de consentement patient, etc.) 
  • Public cible (patients, aidants, professionnels de santé, autorités réglementaires) 
  • Cadre d’utilisation (hôpital, soins à domicile, application numérique, document imprimé) 
  • Ton (formel, pédagogique, accessible, empathique) 

Exemple : Une notice d’utilisation pour le diabète destinée à un enfant à domicile nécessite un ton très différent d’un manuel d’instrument chirurgical destiné à un médecin. 

2. Précisez le statut du contenu source et le contrôle des versions 

Ne partez pas du principe que votre équipe de traduction sait quelle version utiliser. L’ambiguïté peut conduire à traduire du contenu erroné ou obsolète. 

Incluez : 

  • Le numéro de version ou la date du fichier source 
  • La confirmation que cette version est validée pour la traduction 
  • Des informations sur d’éventuelles traductions précédentes 

Conseil : Évitez d’envoyer des brouillons de travail. Ne transmettez que des fichiers source validés en interne. 

3. Spécifiez les langues et variantes régionales 

Les codes de langue ne suffisent pas. Une liste claire des langues cibles avec les spécificités régionales est essentielle à la conformité et à la compréhension de l’utilisateur. 

Soyez précis : 

  • Espagnol (Espagne) vs. Espagnol (Mexique) 
  • Portugais (Portugal) vs. Portugais (Brésil) 
  • Français (France) vs. Français (Canada) 

Conseil : Pour les projets MDR ou pharmaceutiques, les exigences nationales imposent souvent des variantes spécifiques. Une erreur peut entraîner des corrections coûteuses, voire un rejet réglementaire. 

Bon à savoir : Un fournisseur de services linguistiques (LSP) professionnel vous demandera toujours de confirmer les variantes régionales avant de commencer. Sinon, c’est un signal d’alerte. 

Niveau supérieur : Vous pouvez aussi demander que les traducteurs soient non seulement natifs, mais également basés dans le pays cible. Ces experts locaux connaissent mieux les nuances culturelles et autres prérequis propres au pays. 

4. Fournissez des documents de référence et des glossaires 

Même les meilleurs traducteurs ne peuvent deviner vos préférences terminologiques internes. Plus vous fournissez de contexte, plus la traduction sera précise et cohérente. 

Matériel utile : 

  • Traductions précédemment approuvées 
  • Guides de terminologie ou de marque 
  • Glossaires réglementaires 
  • Fiches techniques produit 
  • Captures d’écran ou visuels (notamment pour les chaînes UI) 
  • Démo en direct du produit 

📘 Bonus : Partagez les termes, acronymes ou codes produit à ne pas traduire, pour éviter les incohérences. 

5. Indiquez les exigences de mise en page ou de format 

Pour les IFU imprimés, les emballages ou les brochures multilingues, la mise en page ne doit pas être négligée. Si les fichiers traduits doivent suivre des standards DTP (PAO), précisez-le dès le départ. 

À considérer : 

  • Avez-vous besoin de fichiers modifiables ou de PDF prêts à imprimer ? 
  • La mise en page doit-elle suivre un modèle ou un format réglementaire spécifique ? 
  • Le texte traduit sera-t-il réintégré dans un logiciel (XML, JSON…) ? 

Conseil : Si des formats particuliers ou des limites de caractères s’appliquent, informez-en votre partenaire. Prévoyez du temps supplémentaire pour cette étape. 

6. Planifiez une relecture in-app ou en contexte (logiciels et applis) 

Lorsqu’on traduit des interfaces numériques, il est essentiel de valider la traduction en situation réelle. Un texte adapté en anglais peut ne pas tenir en allemand ou en français, par exemple. 

Pourquoi c’est important : 

  • Certaines langues allongent le texte (l’allemand peut prendre 30 % de plus) 
  • Certaines nécessitent un format particulier (ex. : l’arabe s’écrit de droite à gauche) 
  • L’interface peut être cassée si les contraintes d’espace ne sont pas respectées 

Bonnes pratiques : 

  • Incluez une étape de relecture in-app ou donnez accès à un environnement de test 
  • Demandez des versions limitées en caractères si nécessaire 
  • Prévoyez l’expansion du texte dès la phase de développement 

Conseil : Prévenez votre entreprise de traduction dès le début en cas de limites techniques. 

7. Alignez-vous sur le processus de relecture et de validation 

Définir clairement qui valide la traduction, surtout si des relecteurs internes ou des affiliés locaux sont impliqués, évite les blocages et surprises de dernière minute. 

Incluez : 

  • Noms et rôles des relecteurs 
  • Langues concernées 
  • Délais pour chaque étape 
  • Si une rétrotraduction ou validation formelle est requise 

Conseil : Demandez si votre entreprise de traduction peut organiser les validations locales ou fournir des fichiers bilingues pour accélérer le processus. 

Avantage : Un bon fournisseur de traduction utilise un système de gestion des traductions (TMS) qui permet des retours en temps réel pendant la traduction, ce qui garantit la cohérence terminologique et évite les retouches après coup. 

8. Définissez les délais et les contraintes budgétaires 

Être transparent sur les délais permet d’affecter les ressources nécessaires et d’éviter les frais d’urgence ou le stress de dernière minute. 

Mentionnez : 

  • La date de livraison souhaitée 
  • Si une livraison par phases est acceptable (ex. : anglais > français d’abord) 
  • Si la traduction s’intègre à un calendrier réglementaire ou de lancement produit 

Conseil : Pour les projets multilingues importants, envisagez une phase pilote ou un déploiement progressif. 

9. Précisez si vous attendez une traduction humaine ou assistée par IA 

Avec la montée en puissance des outils de traduction automatique, il est essentiel de fixer vos attentes. Tous les contenus ne sont pas adaptés à l’IA, et la qualité peut varier selon la langue, le sujet ou les enjeux. 

Si vous envisagez une traduction assistée par IA : 

  • Informez-en votre partenaire pour choisir les bons outils 
  • Demandez un test pilote pour valider la qualité 
  • Confirmez qu’un traducteur professionnel post-éditera le contenu 

Transparence : Toute utilisation de l’IA doit être clairement discutée en amont. Un bon prestataire vous impliquera dans le processus. 

Bonnes pratiques : Travaillez avec votre partenaire pour trouver l’équilibre entre coût, vitesse et qualité. Pour les contenus sensibles ou réglementés, préférez la traduction humaine ou des flux hybrides avec relecture rigoureuse. 

Conseil : Un prestataire professionnel garantit la confidentialité des données et n’utilise pas votre contenu pour entraîner ses moteurs d’IA. 

Liste de contrôle à partager avec votre équipe 

Avant de lancer une traduction, préparez : 

✅ Version finale du contenu source 
✅ Langues cibles et spécifications régionales 
✅ Objectif et public cible 
✅ Glossaires et documents de référence 
✅ Exigences de mise en page ou format 
✅ Relecture en contexte nécessaire (logiciels/apps) 
✅ Relecteurs internes et processus de validation 
✅ Délais de livraison et priorités 
✅ Précisez si vous attendez une traduction humaine ou assistée par IA (et les conditions si oui) 

Pourquoi c’est encore plus important dans les industries réglementées 

Dans les sciences de la vie, la MedTech et le secteur pharmaceutique, la traduction n’est pas un luxe : c’est une exigence réglementaire. Un brief flou peut entraîner des posologies erronées, des IFU illisibles, des retards de mise sur le marché ou des non-conformités aux réglementations MDR, IVDR ou FDA. 

Chez Novalins, nous aidons nos clients à éviter ces risques avec des modèles de briefs structurés, des consultations préalables et une équipe experte à la fois en traduction et en réglementation. 

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Notre équipe peut vous fournir des modèles personnalisés et vous accompagner étape par étape, idéal si vous débutez dans la conformité multilingue ou gérez des lancements complexes. 

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