Cómo redactar un brief perfecto para tu empresa de traducción 

Ya sea que estés traduciendo IFUs, expedientes regulatorios o contenido digital, tu empresa de traducción solo será tan efectiva como el brief que reciba. Sin embargo, muchas compañías, especialmente aquellas nuevas en la traducción médica, subestiman este paso crucial. 

Un brief bien elaborado no solo agiliza el proceso, sino que también garantiza precisión, cumplimiento normativo y cumplimiento de plazos, especialmente en proyectos de gran escala o alto riesgo. 

Aquí te mostramos cómo asegurarte de que tu brief prepare a tu empresa de traducción (y a tu proyecto) para el éxito. 

1. Define el contexto y propósito del contenido 

Una empresa de traducción necesita saber más que solo palabras: debe entender por qué se traduce el contenido y para quién. 

Puntos clave a incluir: 

• Tipo de documento (IFU, protocolo de ensayo clínico, material de marketing, formulario de consentimiento del paciente, etc.) 

• Público objetivo (pacientes, cuidadores, profesionales de la salud, autoridades regulatorias) 

• Entorno de uso (hospital, atención domiciliaria, aplicación digital, material impreso) 

• Tono de voz (formal, instructivo, accesible, empático) 

Ejemplo: Un IFU sobre diabetes para uso pediátrico en el hogar requiere un tono y nivel de claridad muy diferentes al de un manual de herramienta quirúrgica destinado a médicos. 

2. Aclara el estado del contenido original y el control de versiones 

No asumas que tu equipo de traducción sabe cuál versión es la definitiva. La ambigüedad puede llevar a traducir contenido incorrecto o desactualizado. 

Incluye: 

• Número de versión o fecha del archivo fuente 

• Confirmación de que esta versión está aprobada para traducir 

• Información sobre traducciones anteriores (si existen) 

Consejo: Evita enviar borradores de trabajo. Solo comparte archivos fuente ya validados internamente. 

3. Especifica los idiomas y sus variantes regionales 

Los códigos de idioma por sí solos no cuentan toda la historia. Una lista clara de idiomas destino con especificaciones regionales es esencial para el cumplimiento normativo y la comprensión del usuario. 

Sé específico: 

• Español (España) vs. Español (México) 

• Portugués (Portugal) vs. Portugués (Brasil) 

• Francés (Francia) vs. Francés (Canadá) 

Consejo: En proyectos MDR o farmacéuticos, los requisitos nacionales suelen exigir variantes específicas. Un error aquí puede implicar rehacer trabajo o incluso el rechazo por parte de autoridades regulatorias. 

Consejo profesional: Un proveedor de servicios lingüísticos (LSP) confiable siempre te pedirá confirmar las variantes regionales antes de empezar. Si no lo hace, es una señal de alerta. 

Nivel extra de calidad: Puedes solicitar que el LSP elija traductores que no solo sean nativos, sino que también vivan en el país de destino. Esto aporta conocimientos sobre matices culturales, terminología local y preferencias de uso. 

4. Proporciona materiales de referencia y terminología 

Ni los mejores lingüistas pueden adivinar tus preferencias internas. Cuanto más contexto brindes, más precisa y alineada será la traducción. 

Materiales útiles: 

• Traducciones previamente aprobadas 

• Guías de marca o de terminología 

• Glosarios regulatorios 

• Fichas técnicas de producto 

• Visuales o capturas de pantalla (especialmente para interfaces de usuario) 

• Demostración en vivo del producto 

📘 Bonus: Comparte términos, abreviaturas o códigos que no deben traducirse para evitar inconsistencias. 

5. Señala cualquier requisito de formato o diseño 

Para IFUs impresos, envases o folletos multilingües, el diseño no debe ser una ocurrencia tardía. Si los archivos traducidos deben seguir estándares específicos de maquetación (DTP), indícalo desde el inicio. 

Importante: 

• ¿Necesitas archivos editables o PDFs listos para impresión? 

• ¿Debe el diseño seguir un formato regulatorio específico? 

• ¿Se reimportará el texto traducido en software (p. ej., XML, JSON)? 

Consejo: Avisa si hay formatos especiales o límites de caracteres. Este paso puede requerir tiempo y recursos adicionales. 

6. Planifica la revisión en contexto (para software y apps) 

Cuando se traducen interfaces de apps o software, verificar las traducciones en el entorno real es esencial. Un texto que encaja en inglés puede desbordarse o truncarse en otros idiomas. 

Por qué es importante: 

• Algunos idiomas expanden el texto (alemán puede agregar 30% de caracteres) 

• Otros necesitan formatos especiales (ej., escritura de derecha a izquierda como el árabe) 

• El diseño puede romperse si no se respetan los límites de espacio 

Buenas prácticas: 

• Incluye una ronda de revisión en app o acceso a entorno de prueba 

• Solicita versiones con límite de caracteres si el espacio es fijo 

• Deja espacio para expansión de texto durante el desarrollo 

Consejo: Informa desde el inicio si existen limitaciones de caracteres o de diseño. 

7. Alinea el proceso de revisión y aprobación 

Definir quién aprueba la traducción, sobre todo si hay revisores internos o afiliados locales,  evita cuellos de botella y sorpresas de última hora. 

Incluye: 

• Nombres y roles de los revisores 

• Idiomas bajo su responsabilidad 

• Fechas límite para cada etapa 

• Si se requiere retraducción o validación 

Consejo: Pregunta si la empresa de traducción puede coordinar revisiones locales o entregar archivos bilingües para agilizar la validación. 

Ventaja: Un LSP profesional usa un sistema de gestión de traducción (TMS) que permite comentarios en tiempo real durante la traducción. Esto asegura coherencia y evita rehacer trabajo. 

8. Define el cronograma y restricciones presupuestarias 

Ser transparente con los plazos permite asignar los recursos adecuados y evitar tarifas urgentes o caos de último momento. 

Menciona: 

• Fecha deseada de entrega 

• Si se acepta entrega por fases (ej. inglés > francés primero) 

• Si la traducción forma parte de un lanzamiento más amplio 

Consejo: Los proyectos grandes multilingües suelen beneficiarse de una fase piloto o un lanzamiento escalonado. 

9. Aclara si esperas traducción humana o asistida por IA 

Con la creciente adopción de herramientas de traducción automática, es vital definir tus expectativas. No todo contenido es apto para IA. 

Si consideras usar IA: 

• Infórmalo desde el principio para definir el flujo adecuado 

• Solicita una prueba piloto para evaluar la calidad 

• Asegúrate de que un traductor profesional revise el contenido generado 

Transparencia: Todo uso de IA debe discutirse claramente antes del inicio. 

Mejor práctica: Colabora con tu empresa de traducción para equilibrar velocidad, costo y calidad. Para contenido regulado o de alto riesgo, lo más seguro es traducción humana o flujos híbridos con revisión estricta. 

Consejo: Un socio profesional garantizará la privacidad de los datos y no usará tu contenido para entrenar motores de IA. 

Lista de verificación para compartir con tu equipo 

Antes de iniciar tu próxima traducción, asegúrate de tener: 

✅ Versión final del contenido fuente 
✅ Idiomas destino y variantes regionales 
✅ Propósito y audiencia 
✅ Glosarios o referencias 
✅ Requisitos de formato y diseño 
✅ Necesidades de revisión en contexto (para apps/software) 
✅ Revisores internos y proceso de validación 
✅ Cronograma de entrega y prioridades 
✅ Aclaración sobre traducción humana o con IA (y condiciones si aplica) 

Por qué esto es más importante que nunca en industrias reguladas 

En ciencias de la vida, MedTech y farma, la traducción no es un paso cosmético: es un requisito legal. Un brief poco claro puede resultar en dosis incorrectas, IFUs incomprensibles, costes adicionales, retrasos en el mercado o incumplimientos con MDR, IVDR o FDA. 

En Novalins, ayudamos a nuestros clientes a evitar estos riesgos con plantillas estructuradas, consultas previas y un equipo capacitado tanto en lenguaje como en regulación. 

¿Necesitas ayuda para preparar tu próximo brief de traducción? 

Nuestro equipo puede proporcionarte plantillas personalizadas y guiarte paso a paso, ideal si estás empezando en cumplimiento multilingüe o lanzamientos complejos. 

Contáctanos para comenzar o solicitar una muestra de brief.